Laskennassa käytettävän datan parantaminen

Miten CarbonLink tunnistaa datan

Data saapuu CarbonLinkiin API-rajapinnan (Application Program Interface) kautta. CarbonLink ei ota kantaa siihen, mitä data itse sisältää, eikä siihen tehdä muutoksia, vaan kyseessä on ns. read only (vain luku)-integraatio.

Saapuneesta datasta CarbonLink tunnistaa erilaisia ominaisuuksia, joille on annettu eri painotuksia järjestelmässä. Esimerkkinä, jos laskun lähettäjänä on Helsingin Energia tai kuvauskentässä lukee “Helsingin Sähkö”, lasku on mitä luultavimmin sähkölasku. Jos laskulta vielä selviää kilowattituntimäärä, CarbonLink osaa ottaa senkin huomioon ja käyttää tarkempaa kulutuspohjaista kerrointa. Jos KWh-määrä ei selviä laskulta, CarbonLink käyttää laskun eurosummaa spend-pohjaiseen tunnistukseen hiilen määrän laskemiseksi.

Kun data on tunnistettu sille valitaan kategoria, josta se saa tieteellisesti vahvistetun kertoimen hiilimäärän laskemiseksi. Esimerkissä, jossa laskulla lukee että sähköä on ostettu vaikkapa 700 eurolla, Suomen Ympäristökeskus SYKE:n ENVIMAT-kertoimen kerroin sähkölle on 1.7.

700 EUR = 700 x 1.7kg = 1190 kilogrammaa hiiltä.

Yllä kuvattua spend-pohjaista kerrointa tarkempi on kilowatit sisältävä activity-pohjainen kerroin (ks. alla).

CarbonLink myös tunnistaa, jos laskulta selviää, että sähkö on päästötöntä, ja osaa ottaa sen huomioon.

CarbonLinkin tunnistus perustuu siis kattavaan analyysiin monista osa-alueista, jonka perusteella kategoria määritetään. Yllä oleva kuvaus on vain yleiskuvaus yhdestä vaiheesta, jonka ohjelma tekee.

Miksi data tunnistuu välillä väärin

CarbonLink käyttää automatiikkaa ja algoritmeja laskudatan tunnistukseen.

Jos kuvauskenttä on epämääräinen tai harhaanjohtava, data voi tunnistua väärin. Hyvänä esimerkkinä ovat mainonnan kulut, jossa laskun kuvaus voi olla vaikkapa firmalle tehty mainoskampanja, esimerkiksi:

“TERVEYSJOGURTTI 2025”, jossa on tehty mainoskampanja jogurtille. Mutta koska laskun tiedoista ei selviä, että kyseessä on mainontaa, algoritmi voi tunnistaa laskurivin ruoaksi.

Joskus laskuilla tai matka- tai kululaskuilla käytetään yrityksen sisäistä kieltä, slangia tai rivillä on vain esimerkiksi myydyn tuotteen tuotenumero tai palvelun sisäinen lyhenne, jonka merkitystä algoritmin on vaikea tunnistaa. Tunnistuksen näkökulmasta on tärkeää, että rivin selite, tuote- tai palvelukuvaus on mahdollisimman tarkka jokaisella laskun rivillä.

CarbonLink vastaanottaa laskudataa eri tekstimuodoissa, useimmiten XML-formaatissa rajapinnan kautta. Järjestelmä ei lue laskun kuvia tai liitteitä. Jos laskun rivien yksilöivät tiedot ovat laskun liitteellä tai esimerkiksi PDF-tiedostossa, järjestelmä ei saa niitä rakenteellisessa tekstimuodossa ja tunnistusta ei voida tehdä niin tarkasti kuin se olisi mahdollista.

Miten laskentaa parannetaan ja tunnistusta tarkennetaan

Jotta CarbonLink voi tunnistaa laskun oikeaan kategoriaan, laskun pitää ylipäänsä olla tunnistettavissa. Jos laskudatalla ei esimerkiksi lue muuta kuin toimittaja, joka voi olla varsin laaja-alainen toimija, on laskun kategorisointi tarkalleen vaikea tehtävä. Laskurivillä oleva kuvaus ja mahdolliset suureet ja määrätiedot ovat siis tärkeimpiä yksittäisiä tekijöitä onnistuneelle tunnistamiselle.

Jos laskulta ei selviä mikä lasku on kyseessä, laskurivin kuvauskentän täydentäminen laskuttajan toimesta korjaa tilanteen. Tätä täytyy yleensä pyytää suoraan laskuttajalta niin, että laskuriveillä kuvataan tarkasti mitä tuotetta tai palvelua on ostettu. Tämä koskee erityisesti sähkölaskuja ja päästötöntä sähköä: Laskun kuvaukselta tulee selvitä että kyseessä on päästötöntä sähköä. Useilla sähkön tarjoajilla päästötön sähkö on tuotteistettu jollekin tietylle nimelle, jolloin tämän nimen sisällyttäminen ja sähköyhtiön löytyminen joko laskun tahona tai kuvauksesta riittävät oikein mainiosti.

CarbonLink käyttää myös kirjanpitotietoa ja voi hyödyntää tätä kategorisoinnissa, jolloin jos tiedetään, että yhdelle tietylle tilille tiliöitävät tapahtumat ovat aina tiettyä toimintaa, sille voidaan lisätä tunniste.

Kustannuspaikkojen sisällyttäminen myös parantaa tunnistusta, ja lisäksi antaa mahdollisuuden tuottaa kategorisointia ja visualisointia kustannuspaikan mukaan CarbonLinkin käyttöliittymässä.

Isosta summasta laskuriveittäin purettuun tietoon

Laskun tiedoissa tieto voi olla välillä könttäsumma monesta tekijästä, ilman että sitä on eroteltu sen kummemmin. Tämä on yleistä varsinkin matkalaskuilla: Lennot, hotelli, taksit, ravintolat ja muut kulut ovat laskettuna yhteen. Tämä johtuu usein siitä, että ihminen, joka tekee matkalaskun, kokee tämän helpoimmaksi tavaksi. Tämä on tavanomaista myös alihankkijoiden laskuissa, jossa laskun osien erottelu voi olla puutteellista.

Tämä kuitenkin tuottaa hiililaskennalle haasteita, puhumattakaan siitä, miten hankalaa tämä tekee hyvässä taloushallinnossa sen seuraamisesta, mihin rahaa on mennyt. Parempi rakenne kuin 1 könttäsumma kuvauksella “Berliinin reissukulut” voisikin olla esimerkiksi:

Liikematka, 1.1.2020-6.1.2020

• Lennot HEL-BER, AY1152, XX,XXX€
• Hotellikulut, Radisson Berlin, 4 yötä, XX,XXX€
• Taksimatka lentokentälle, XX,XXX€
• Ravintolakulut 1.päivä, XX,XXX€

Ja niin edelleen.

Näin jokaiselle riville saadaan tarkempi hajonta siitä, miten rahaa on käytetty ja hiililaskennassa voidaan määrittää yksittäisille laskuriveille oikea kerroin yleiskertoimen sijaan. Näin päästään tarkempaan tulokseen, ja yrityksen kirjanpidossa kulujen hajontakin on paremmin kirjattu.

Tarkempaa tietoa lennoista

Lennot tuottavat paljon hiilipäästöjä, ja tutkitusti lentokoneiden päästöistä isoin määrä tulee siinä, kun lentokone nousee ja laskeutuu. Näin ollen lennoille on eri kertoimia sen perusteella, onko lento lyhyt (alle 1500 kilometriä), keskipitkä, vai pitkä.

Lisäksi lentolippujen hinta vaihtelee, ja niitä voidaan subventoida kanta-asiakasohjelmilla (ks. esimerkki alla). Jotta lennosta saataisiin todelliset hiilikulut, paras tieto laskulla on se, mistä mihin on lennetty sekä lennon numero. Jos nämä tiedot löytyvät laskuriviltä, CarbonLink voi laskea lennon hiilipäästöt hyvinkin tarkasti.

Spend vs. Activity

Laskennan tarkentaminen Spend-pohjaisesta (euromääräinen) Activity-pohjaiseksi auttaa myös kategorisoinnissa ja antaa tarkempaa laskentatulosta. Aktiviteettipohjaisella laskennalla tarkoitetaan todelliseen kulutukseen perustuvaa arviota, jossa hiilijalanjälkeä lasketaan todellisen kulutuksen mukaan. Euromääräisissä arvioissa laskenta ei voi ottaa huomioon monia seikkoja, esimerkiksi:

Lento on ostettu osittain kanta-asiakasohjelman antamilla alennuksilla, jolloin hinnan perusteella laskettu hiilijalanjälki on todellisuutta pienempi, kun osa hinnasta jää pois laskulta.

Ostetuista tuotteista on saatu alennusta, kun niitä on ostettu kerralla isompi määrä. Tuotteiden tuottamiseen on mennyt sama määrä resursseja ja hiiltä on tullut saman verran kuin täysihintaisessa ostossa, mutta alennetun hinnan vuoksi tuotteen hiilijalanjälki on spend-pohjaisessa laskennassa keinotekoisesti pienempi kuin todellisuudessa.

Aktiviteettipohjaisessa laskennassa tuotettu hiili lasketaan tehdystä aktiviteetista: Kuljetut kilometrit, käytetyt grammat, litrat ja kilowatit jne. Aktiviteettipohjainen laskenta on siis tarkempaa kuin spend-pohjainen.

CarbonLinkin käyttöliittymässä laskurivillä järjestelmä ilmoittaa ikonilla, kumpaa laskentaa järjestelmä on voinut käyttää. Jos molemmat vaihtoehdot ovat saatavilla, järjestelmä käyttää aina aktiviteettipohjaista laskentaa.

Spend-pohjainen kuvataan CarbonLinkissä euromerkillä (€) ja aktiviteettipohjainen salamamerkillä ().

Hiililaskenta on arviointia

Lopuksi kannattaa todeta se, että vaikka CarbonLinkin hiililaskuri perustuu talousdataan, hiililaskenta ei ole taloushallintoa tai yhtä eksaktia, vaan arviointiin ja tietelliseen tutkimukseen perustuvaa. Ala kehittyy jatkuvasti ja uusia tutkimustuloksia julkaistaan koko ajan, ja hiililaskenta sekä päästökertoimet tarkentuvat niiden mukana.